我发现很多人用 AI 写邮件时都有个头疼问题 —— 写出来的东西总像套模板，完全没有自己的说话味儿。客户收到可能觉得 “这人今天怎么这么官方”，同事看了可能疑惑 “这风格不像他啊”。其实不是 AI 不行，是你给的指令没说到点子上。今天就把我实测有效的 “AI 模仿口吻写邮件” prompt 模板分享出来，照着用，AI 写的邮件能和你亲笔写的几乎没差别。
📌 先搞懂：为什么 AI 写不出你的 “味儿”？
很多人用 AI 写邮件，就丢一句 “帮我写封给客户的跟进邮件”。这就像让厨师做道菜，你只说 “做个菜”，他怎么知道你爱吃辣还是清淡？AI 也一样，它不知道你平时说话是直接还是委婉，习惯用短句还是长句，有没有常用的口头禅。
比如有的人发邮件爱说 “上次咱们聊到的 XX 事”，有的人习惯 “关于此前沟通的 XX 事项”。这些细微的表达习惯，就是 “口吻” 的核心。AI 本身没有 “读心术”，你不告诉它这些，它只能用最安全、最通用的语气来写，自然就没你的特色。
还有个常见误区 —— 只给目标，不给参考。你让 AI 模仿你，至少得让它看看 “原版” 是什么样吧？就像学画画得先看原作，AI 学你的口吻，也需要你的邮件样本当参考。这一点没做到，写出来的邮件肯定 “不像”。
📝 核心：让 AI “吃透” 你口吻的 3 个关键信息
想让 AI 模仿到位，给指令时必须说清三件事。这就像给 AI 画了张 “画像”，它照着画就错不了。
你的身份和沟通对象。同样一句话，对领导说和对下属说，语气能差很远。给 AI 指令时，先明确 “我是 XX 岗位，这封邮件发给谁”。比如 “我是市场部专员，这封邮件发给合作方的对接人，我们平时沟通比较轻松，不算特别正式”。AI 知道了这个前提，会自动调整语气的正式程度。
你的表达习惯细节。这是最关键的部分。你得把自己的 “说话密码” 告诉 AI。比如 “我写邮件喜欢用短句，不爱用太长的修饰词”“我习惯在结尾加一句‘有问题随时喊我’”“提到工作进度时，我会说‘目前推进到 XX 步’而不是‘现阶段已完成至 XX 环节’”。这些细节越具体，AI 模仿得越像。
过往邮件样本（选 1-2 段）。如果有现成的邮件，直接摘一段给 AI 当参考。比如 “你参考我之前写的这段：‘张哥，上周说的活动方案我改好了，重点调了预算部分，你看看有没有需要再改的，随时跟我说’—— 就按这个语气来写”。AI 能从样本里抓出你的用词偏好、句式特点，比你自己描述还准。
✍️ 直接套用：3 类场景的 prompt 模板（附实例）
不同场景的邮件，口吻差别很大。我整理了职场最常用的 3 类场景模板，直接填空就能用，亲测有效。
场景一：给同事的协作邮件
模板：“帮我写一封给同事的邮件，内容是 [告知 XX 工作的进展 / 提醒 XX 任务的截止时间]。我是 [你的岗位]，和这位同事平时沟通很熟，说话比较直接，不用太客气。我平时写邮件习惯用‘咱们’‘咱们这边’，结尾常说‘有问题随时聊’。参考我之前的表达：‘李姐，上次说的报表我弄完了，放共享文件夹里了，你看看有没有问题’。注意用短句，别太书面化。”
模板：“帮我写一封给同事的邮件，内容是 [告知 XX 工作的进展 / 提醒 XX 任务的截止时间]。我是 [你的岗位]，和这位同事平时沟通很熟，说话比较直接，不用太客气。我平时写邮件习惯用‘咱们’‘咱们这边’，结尾常说‘有问题随时聊’。参考我之前的表达：‘李姐，上次说的报表我弄完了，放共享文件夹里了，你看看有没有问题’。注意用短句，别太书面化。”
实例：如果要提醒同事交方案，用这个模板生成的邮件可能是：“王哥，咱们上周说的活动方案，下周三就得交了，你那边进度怎么样？要是有卡住的地方，随时跟我说。”—— 完全是同事间聊天的口吻，一点不生硬。
场景二：给客户的跟进邮件
模板：“帮我写一封给客户的跟进邮件，内容是 [介绍新产品 / 跟进合作意向]。我是 [你的岗位]，和这位客户已经对接过 3 次，不算陌生但得保持专业。我说话习惯先聊两句近况，再切入正题，比如‘上次您说对 XX 感兴趣，最近我们刚好……’。常用表达有‘您看是否方便’‘有任何想法都可以告诉我’。参考我之前的邮件片段：‘张总，上次见面您提到关注成本问题，这次的方案我们特意优化了预算部分，附在后面了，您有空看看，有疑问随时联系我’。”
模板：“帮我写一封给客户的跟进邮件，内容是 [介绍新产品 / 跟进合作意向]。我是 [你的岗位]，和这位客户已经对接过 3 次，不算陌生但得保持专业。我说话习惯先聊两句近况，再切入正题，比如‘上次您说对 XX 感兴趣，最近我们刚好……’。常用表达有‘您看是否方便’‘有任何想法都可以告诉我’。参考我之前的邮件片段：‘张总，上次见面您提到关注成本问题，这次的方案我们特意优化了预算部分，附在后面了，您有空看看，有疑问随时联系我’。”
实例：用这个模板跟进合作，AI 可能会写：“刘总，上次咱们聊到的合作模式，我整理了个更详细的方案。知道您平时忙，我把重点标黄了，您先大概看看。要是觉得哪里不合适，或者有新想法，随时跟我说就行。”—— 既有专业度，又有熟悉感，客户看了不会觉得疏离。
场景三：给领导的汇报邮件
模板：“帮我写一封给领导的汇报邮件，内容是 [汇报 XX 项目的进展 / 申请 XX 资源]。我平时跟领导汇报喜欢先给结果，再讲过程，比如‘XX 事已经搞定了，过程中遇到 XX 问题，我们是这么解决的’。语气要简洁，不用太多客套话，但得严谨。常用‘您看是否可行’‘请您指示’。参考我之前的表达：‘王经理，上周安排的市场调研已经完成，主要结论是这两个方向，报告附在后面。下一步想启动小范围测试，您看这周能约个时间过一下吗？’”
模板：“帮我写一封给领导的汇报邮件，内容是 [汇报 XX 项目的进展 / 申请 XX 资源]。我平时跟领导汇报喜欢先给结果，再讲过程，比如‘XX 事已经搞定了，过程中遇到 XX 问题，我们是这么解决的’。语气要简洁，不用太多客套话，但得严谨。常用‘您看是否可行’‘请您指示’。参考我之前的表达：‘王经理，上周安排的市场调研已经完成，主要结论是这两个方向，报告附在后面。下一步想启动小范围测试，您看这周能约个时间过一下吗？’”
实例：汇报项目进度时，生成的邮件可能是：“张总，A 项目目前已经完成 70%，比原计划快了 5 天。不过有个供应商的物料可能晚 2 天到，我们已经联系了备用供应商，不会影响最终交付。这是详细进度表，您看看有没有需要调整的地方。”—— 既符合汇报场景的严谨，又有个人的简洁风格。
🔍 进阶：让口吻更像的 3 个优化技巧
用了模板后，如果觉得还差点意思，试试这几个小技巧，能让 AI 写的邮件 “更像你”。
给 AI “划禁区”。直接告诉 AI “不要用哪些词”。比如 “别用‘此致敬礼’‘顺颂时祺’这类结尾，太正式了”“不要说‘鉴于’‘综上所述’，我平时不这么说”。AI 避开这些 “非你风格” 的表达，自然就更贴近你的口吻。
让 AI 先 “试写” 再调整。第一次生成后，挑出不像的地方，直接告诉 AI“刚才那段里‘期待您的回复’太生硬了，我平时会说‘等你消息哦’，重新写一下”。就像教朋友学你的说话方式，多纠正两次，AI 就越来越准。
加入 “个人化元素”。如果你有固定的开场白或结尾，一定要加进去。比如 “我每次给老客户发邮件，开头都会提一句‘上次您说的 XX（比如孩子升学 / 喜欢的球队）怎么样了’”，AI 会把这个细节融入进去，客户看到会觉得 “他真的记得我”，效果比单纯的工作邮件好太多。
🚨 避坑：这 3 个错误别犯
最后提醒几个容易踩的坑，避开了能少走很多弯路。
别只给 “宏观要求”。说 “帮我写封亲切点的邮件” 没用，AI 不知道你的 “亲切” 是带表情包还是多用口语词。不如说 “用‘咱’代替‘我们’，结尾加个‘有事儿随时 call 我’”。
别忽略 “沟通阶段”。和客户第一次沟通，跟合作了半年的客户沟通，口吻肯定不一样。指令里必须说清 “这是第几次联系”，比如 “这是给新客户的第一封邮件，要专业但别太严肃”“这是跟合作 3 年的客户发的，随便点没关系”。
别让 AI “自由发挥”。写完后一定要自己扫一遍，重点看有没有 “AI 专属词”—— 比如 “赋能”“抓手”“闭环” 这类词，普通人平时写邮件基本不会用，发现了就删掉，换成自己常用的表达。
其实让 AI 模仿你的口吻写邮件，核心就是 “把 AI 当成刚认识你的助理”—— 你得耐心告诉它 “我是谁”“我怎么说话”“我要干什么”。按今天的模板和方法来，最多试两次，写出的邮件就能让收件人觉得 “这就是你写的”。效率提上去了，风格还没丢，这才是用 AI 的正确打开方式。
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